Suatu hari saya bercakap cakap dengan mandor dari suatu pabrik suku cadang mobil. Mandor tersebut menyatakan “Ketika kami sedang tumbuh dewasa orang tua kami bersikap keras terhadap kami”. Mereka tidak pernah memberitahu kami secara langsung tentang teori “pemilahan” dan “penataan”. Tetapi kami terus melakukan hal itu. Bahkan sampai sekarang saya tidak mengira telah melakukan hal tersebut, tetapi ketika saya melihat hasil dari apa yang telah saya kerjakan, saya melihat bahwa saya telah mencapai “pemilahan – penatan”. Orang orang saat ini mempelajari hal tersebut sebagai suatu teori, bukan menjadi bagian dari kehidupan sehari hari mereka secara alamiah. Pemilahan – Seiri, Penataan – Seiton, Pembersihan – Seiso, Pemantapan – Seiketsu dan Pembiasaan – Shitsuke, 5 PE atau 5 S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke di Jepang) betul betul merupakan dasar dari setiap pekerjaan.

Bagaimana menurut pendapat anda? Apakah ke 5 PE tersebut melekat pada tempat kerja anda? Pekerjaan dapat dilakukan lebih murah, lebih cepat, lebih mudah dan dengan kesalahan yang lebih sedikit apabila penyempurnaan dilakukan secara terus menerus. Sistem 5 PE tersebut, yang akan anda pelajari dalam pelatihan ini, meskipun bukan merupakan suatu obat mujarab yang akan memecahkan semua persoalan anda di tempat kerja, namun dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan penyempurnaan penyempurnaan.

Didalam sistem 5 PE, pengalaman praktek lebih penting dari teori. Dengan mengambil pelatihan ini, kami harapkan anda akan mempelajari kehebatan penggunaan 5 PE, dan kemudian menggunakan kehebatan tersebut untuk membuat perubahan yang nyata di tempat kerja anda. Unit pertama ini akan membahas tentang :pemilahan. Pada bab pertama dari unit pertama ini akan membahas tentang konsep dan teknik umum ”pemilahan”, sedangkan pada bab dua dan bab tiga anda akan belajar melalui contoh kongkrit bagaimana menyempurnakan tempat kerja.

Pada bab empat, kami akan menyajikan kepada anda suatu contoh studi kasus dan kemudian mengajak anda untuk memikirkan cara cara penyempurnaannya. Kami berharap empat bulan yang akan datang akan terbukti bahwa cara ini telah menjadi pengalaman belajar yang produktif untuk anda.

Koichi Aida

Katsuyoshi Shibuya

Pokok pokok yang perlu diperhatikan dalam mempelajari buku kedua.

Banyak manfaat dapat dipetik, bila anda bekerja sama dengan rekan kerja senior yang telah lebih lama di tempat anda bekerja. Merekalah yang telah mengukir sejarah perusahaan. Mereka kaya dengan pengetahuan dan pengalaman.

Ada kalanya mungkin bersikap keras seperti seorang ayah, tetapi boleh jadi pada saat lain merekapun dapat bersikap ramah dan penuh perhatian seperti seorang ibu.

Mereka dapat membantu anda dengan gagasan dan saran saran, bila saja anda mau mendekat dan bertanya.

Anda telah bersedia meluangkan waktu dan mengeluarkan biaya untuk mengikuti kursus tertulis ini untuk dapat menerapkan apa yang telah anda pelajari tersebut di tempat kerja. Namun biarpun anda telah memahami bahan pelajaran tersebut dengan baik, pada waktu mencoba menerapkannya dalam situasi kerja, biasanya ada saja hambatannya. Pada saat itulah anda tak perlu berkecil hati. Bukankah ada rekan kerja yang lebih berpengalaman? Masalah yang terasa rumit, mungkin bagi mereka merupakan sarapan sehari hari.

Kecuali itu, masalah yang sangat sulit biasanya juga tak sering terjadi. Dalam kursus kali ini, anda akan belajar tentang ”penataan”. Mula mula anda akan mempelajari dasar dasarnya dulu. Setelah itu anda akan dapat menggunakannya untuk menangani kasus kasus di dalam bab bab berikut, walau situasinya berbeda dengan tempat anda.

Kombinasi antara semangat belajar anda yang menyala nyala untuk melakukan penyempurnaan, pengalaman rekan kerja senior, dan pelajaran yang dapat anda peroleh dari buku ini, mudah mudahan dapat menciptakan kiat yang ampuh untuk menanggulangi berbagai permasalahan yang anda hadapi.

Selama mempelajari buku ini, bayangkan tempat kerja anda, tentu banyak manfaatnya.

Koichi Aida

Katsuyoshi Shibuya

Apa yang mengingatkan anda tentang ”Seiso” pembersihan atau pembersihan pada umumnya?

Untuk orang orang seumurnya saya, yang pertama terpikir adalah pekerjaan membersihkan ruang masuk gedung sekolah atau rumah dengan kain pel basah ditengah musin salju. Kami memakai air sumur sehingga sedikit lebih hangat dari pada air keran. Meskipun demikian, setelah mengepel kira kira satu menit, bagian pinggir kain pel akan membeku dan jari jari kita terasa kaku. Beberapa anak bahkan gatal gatal tangannya karena kedinginan. Namun waktu berlalu dan masyarakat telah berubah pula. Sebagian besar dari anda barangkali tidak lagi merasakan situasi itu. Bahkan kita tidak pernah lagi mendengar istilah tangan yang kaku atau gatal gatal karena kedinginan.

Sebetulnya pekerjaan membersihkan itu hal yang penting dan sampai sekarang tidak pernah berubah. Ibu atau istri anda barangkali melakukan pekerjaan membersihkan rumah, tetapi ditempat kerja andalah yang harus melakukan tugas membersihkan. Telah terjadi perubahan cara cara membersihkan lingkungan. Kita tidak lagi menggunakan kain lap atau sapu, tetapi memakai alat penyedot (vacuum cleaner) listrik dan alat alat modern lainnya. Pekerjaan membersihkan tidak dikaitkan dengan usaha menghasilkan sesuatu, sehingga sangat penting untuk berproduksi secara efisien, aman dan higienis. Pekerjaan membersihkan merupakan bentuk kegiatan operasi yang penting. Semakin trampil seseorang pekerja, semakin sadar dia akan pentingnya pekerjaan membersihkan. Kami harap anda akan belajar metoda metoda dan langkah langkah ”pembersihan” Seiso dalam unit ini, dan selalu ingat akan pentingnya metoda dan langkah langkah tersebut.

Koichi Aida

Katsuyoshi Shibuya

Pelajaran Unit IV

Unit keempat ini membawa kita kebagian terakhir dari empat bulan belajar. Mengerjakan sesuatu sampai akhir memang sulit, itulah sebabnya mengapa dikatakan bahwa ”kontinyuitas merupakan kekuatan”. Didalam unit ini kita akan belajar ”Seiketsu” pemantapan dan ”Shitsuke” pembiasaan dan membuat rangkuman mengenai 5 S atau 5 PE. Pepatah mengatakan bahwa ”seluruhnya disebut baik bila berakhir dengan baik”. Sehingga tetaplah bekerja untuk sedikit waktu lagi.

Juga dikatakan bahwa ”waktu melesat bagaikan anak panah”, dan bulan serta hari melesat juga. Gunakan hasil hasil dari empat bulan belajar di tempat kerja anda sesegera mungkin. Jika anda tidak melakukannya, pengetahuan yang telah anda kuasai tidak akan dapat anda pertahankan sehingga anda dan rekan kerja anda tidak akan mendapatkan keuntungan dari pelajaran tersebut.

Lima PE tidak lebih dari pemikiran berdasar akal sehat biasa. Saya yakin anda telah menemukannya bila anda mengerjakan dengan cara anda melalui kursus ini. Anda mungkin telah menyadari bahwa hal ini merupakan sesuatu yang memerlukan akal sehat yang umumnya diabaikan.

Bila anda mencoba melakukan sesuatu dengan cara yang mengagumkan, segala sesuatu yang hanya bersifat alamiah akan menjadi sulit. Tetapi jaga perasaan anda dan lakukan kegiatan kegiatan berdasar akal sehat biasa tersebut dalam rangka membuat penyempurnaan ditempat kerja anda. Dengan melakukannya, lingkungan kerja anda akan membaik, pekerjaan semakin dapat dinikmati dan anda sendiri menjadi lebih bijaksana.

Kapal 5 PE hampir mencapai pelabuhan yang dituju. Sekali kita mencapai tanah, semua yang masih tertinggal adalah pemanfaatan informasi untuk penggunaan yang baik. Bergeraklah menuju sasaran anda. Kami benar benar mengharapkan bahwa anda akan mencapai kemenangan di dalam perjuangan anda yang baik.

Koichi Aida

By the time I move the furniture and things, I get tired. Each time the cleaning finishes, most of things that I use are misplaced elsewhere and have to search all over including the dust bin :)

Well this post is not yet entirely about cleaning the home. For that, you might want to read this. I will address the arranging things part. Because that is - the major problem and tricky one too :) Its not uncommon to misplace things and search everywhere else. So the idea is to implement the "SSSSS" methodology or you may call it 5S. Wikipedia has a wonderful definition for this:

The 5S's are:

* Seiri (整理): Sorting. Refers to the practice of going through all the tools, materials, etc., in the work area and keeping only essential items. Everything else is stored or discarded. This leads to fewer hazards and less clutter to interfere with productive work.
* Seiton (整頓): Set in Order. Focuses on the need for an orderly workplace. "Orderly" in this sense means arranging the tools and equipment in an order that promotes work flow. Tools and equipment should be kept where they will be used, and the process should be ordered in a manner that eliminates extra motion.
* Seisō (清掃): Sweeping, Systematic Cleaning, or Shining. Indicates the need to keep the workplace clean as well as neat. Cleaning in Japanese companies is a daily activity. At the end of each shift, the work area is cleaned up and everything is restored to its place, making it easy to know what goes where and to know when everything is where it should be are essential here. The key point is that maintaining cleanliness should be part of the daily work - not an occasional activity initiated when things get too messy.
* Seiketsu (清潔): Standardising. This refers to standardized work practices. It refers to more than standardized cleanliness (otherwise this would mean essentially the same as "systemized cleanliness"). This means operating in a consistent and standardized fashion. Everyone knows exactly what his or her responsibilities are. In part this follows from Seiton where the order of a workplace should reflect the process of work, these imply standardised work practice and workstation layout.
* Shitsuke (躾): Sustaining. Refers to maintaining and reviewing standards. Once the previous 4S's have been established they become the new way to operate. Maintain the focus on this new way of operating, and do not allow a gradual decline back to the old ways of operating. However, when an issue arises such as a suggested improvement or a new way of working, or a new tool, or a new output requirement then a review of the first 4S's is appropriate.

Thanks to Wikipedia for this article.

Well, to start with if we live in a place that is not only clean but also well organized, it would make us feel good and stress free isn't it...! Basically I think keeping the things in right place and putting it back in the same place would be the first step in organizing things.

I have a friend who keeps everything in its own place and never misplaces things, but at times if something is kept in a different place, he gets tensed as he now have to search the entire room. Another guy, who just throws things into his room without care is in fact happy because "nothing is lost, everything is only inside the room" is his argument :)

SEIRI (sorting out) bermaksud melakukan pengelasan berdasarkan kategori yang diperlukan.

SEITON (systematic arrangement) bermaksud menyusun secara sistematik dan meletakkannya di tempat yang betul.

SEISO (shine) bermaksud mewujudkan suasana bersih untuk merangsang perkembangan idea inovatif.

SEIKETSU (standardising) bermaksud meneruskan perkara yang telah berjaya dilakukan supaya menjadi prosedur kerja yang boleh diseragamkan. Contohnya, mencatat pada kalender supaya menjadi ingatan tarikh menukar atau mencuci sesuatu alat ganti.

SHITSUKE (self-discipline to sustain) bermaksud mendisiplinkan diri sendiri supaya perkara yang telah dilakukan dapat dikekalkan dan berterusan. Selain itu, kecekapan dan teknik hendaklah sentiasa dipertingkatkan supaya berupaya membantu penambahbaikan dan peningkatan produktiviti.

Rumusannya, konsep 5-S boleh diamalkan bukan sahaja di bilik stor tetapi juga di dalam pengurusan kehidupan seharian.

Sekian. kamilan. 04 Mei 2008 (27 Rabiulawal 1429).